על בסיס הנחות מוצא אלה, נעמוד להלן על עיקר החובות המוטלות על המעסיק, ככל שהוא מבקש לקיים מעקב אחר תכתובת האי-מייל האישית שעושה העובד במחשב שהועמד לרשותו במקום העבודה.
על המעסיק לקבוע מדיניות ברורה וקוד התנהגות בנוגע לשימוש במחשב
19. ראשית דבר, על המעסיק להנהיג מדיניות ברורה במקום העבודה, בכל הנוגע להקצאת מרחב וירטואלי בשימושי המחשב במקום העבודה. על המעסיק לקבוע בבירור את ההבחנה בין המרחב הווירטואלי והטכנולוגיות הווירטואליות המיועדות לצרכי עבודה, לבין המרחב הווירטואלי המיועד והטכנולוגיות העומדות לרשות העובד גם לצרכיו האישיים. בקביעת מדיניות בדבר הקצאת מרחב וירטואלי פרטי במקום העבודה יכול ויבואו שיקולים כגון: מהותו של מקום העבודה, אופיו, עיסוקיו וצרכיו המיוחדים בכלל; סוג העבודה שהעובד מבצע, אופי התפקיד שהוא ממלא וטיבו. ייתכנו מקרים בהם ייאסר כליל שימוש בטכנולוגיות המידע למטרות אישיות במקום העבודה, בהתקיים אינטרסים לגיטימיים של המעסיק, כגון שיקולי בטחון ואבטחת מידע, הנובעים ממהותו של מקום העבודה, אופי העיסוק של העובד או תפקידו[91]. על המעסיק ליידע את העובדים בבירור אודות כלל טכנולוגיות המידע והתקשורת הקיימות במקום העבודה, תוך אבחנה ברורה בין סוגי הטכנולוגיות העומדות לשימושם, לבין הטכנולוגיות שביכולתו של המעסיק ובדעתו לנקוט בנוגע למעקב. לרבות, חדירה לתיבות שהוקצו לעובד ולתוכן התכתובת שהוא עושה בהן, לצרכי עבודה ולצרכיו האישיים.
--- סוף עמוד 28 ---
בתוך כך, ניתן להתחשב באינטרסים לגיטימיים של המעסיק במקום העבודה, שיש בהם כדי להצדיק גישה לתוכן התיבה שהקצה לשימושו האישי של העובד ולתכתובות האי-המייל האישיות שלו בתיבה זו [92].
במסגרת קביעת המדיניות, על המעסיק לקבוע בבירור כללי ההתנהלות של העובדים במרחב הווירטואלי במקום העבודה, במחשב ובטכנולוגיות המידע, לרבות בתיבות דואר אלקטרוניות שהוקצו לשימושם, וגבולות המותר והאסור בשימוש בטכנולוגיות המידע בהיבט המקצועי והאישי, ובגישה לאתרים, כולם או מקצתם. בכל הנוגע למעקב על נתוני תקשורת ותוכן לרבות חדירה לתכתובת מקצועית, מן הראוי להתחשב באילוצים הנובעים מהיעדרות העובד מן העבודה בגין חופשה או מחלה בעודו עובד, ואף לאחר שסיים עבודתו.
הפעלת זכות הקניין של המעסיק והפררוגטיבה הניהולית שלו בקביעת המדיניות בנוגע לשימוש במחשב, תיעשה על פי דין ובמסגרתו, לרבות חובות תום הלב, הנאמנות וההגינות שביסוד יחסי העבודה, ולאור עקרונות שקיפות, מידתיות, לגיטימיות וצמידות למטרה המעוגנים בדין הישראלי ובמשפט המשווה, עליהם נעמוד בהמשך הדברים. בתוך כך, מן הראוי הוא כי מדיניות מקום העבודה תיקבע תוך שיתוף והיוועצות עם נציגות העובדים או אירגוני העובדים, לפי העניין, תוך שאיפה לגבש מדיניות מוסכמת.