על רקע שלוש הנחות היסוד הללו, וככל שבדעת המעסיק לנקוט באמצעי ניטור, מעקב וחדירה לשימושיו הווירטואליים של העובד במחשב שהועמד לרשותו במסגרת העבודה ולצרכיה, על המעסיק למלא אחר התנאים המוקדמים, כפי שהם באים לידי ביטוי בעיקרים עליהם עמדנו בהרחבה לעיל, והמפורטים להלן בקצירת האומר:
א. על המעסיק לקבוע מדיניות מאוזנת בכל הנוגע להקצאת מרחב וירטואלי פרטי לעובד בשימושי המחשב במקום העבודה, המותר והאסור וגבולותיהם. עליו לקבוע מדיניות ברורה בנוגע לצורך בקיום מעקב אחר תכתובת אי-מייל של העובד במחשב שהועמד לשימושו והטכנולוגיות בהן ייעשה שימוש, לרבות ניטור נתוני תקשורת ותוכן של תכתובת אי –מייל (להלן גם: המעקב).
ב. ככל שמתקיימת פעילות פוגענית או פלילית של העובד, בתנאים המצדיקים מעקב המעסיק אחר שימושי המחשב שעושה העובד במקום העבודה, על המעסיק להקפיד על עקרון המידתיות. במסגרת זו עליו לוודא, כי השימוש באמצעי המעקב חיוני לאינטרס לגיטימי של מקום העבודה, וכי המעקב מידתי לסיכון שהצדיק קיומו מלכתחילה. עליו לבחון אמצעים חלופיים למעקב, ולהעדיף שימוש בטכנולוגיות מעקב, או בטכנולוגיות החוסמות שימושים אחרים, שיש בהן כדי להוות תחליף ראוי לקריאת תוכן הדואר האלקטרוני והפוגע פחות בפרטיות העובדים.
ג.
ד. --- סוף עמוד 38 ---
ה. במסגרת עקרון הלגיטימיות המעקב חייב להיות מוגדר בגבולותיו, חוקי ובתום לב; המעקב יתקיים מטעמים שיש בהם עניין רלבנטי ישיר של המעסיק ומאינטרס לגיטימי של צרכי העבודה; זאת, תוך שיימנע, ככל הניתן, מפגיעה בזכות יסוד בסיסית של העובד, או שהפגיעה תהא מידתית וסבירה ביחס לתכלית המעקב.
ו. עקרון צמידות המטרה חל במסגרת עקרון הלגיטימיות שעניינו במטרת המעקב ואיסוף המידע. על פי עקרון צמידות המטרה, יש לראות במטרת האיסוף הראשונית, כמוצמדת למידע שנאסף בכל גלגוליו. על כן, המעסיק אינו רשאי לעשות שימוש במידע החורג מן המטרה הראשונית לשמה נאסף.
ז. עקרון השקיפות מחייב את המעסיק להביא לידיעת העובדים בפירוט ובבירור את המדיניות שנקבעה בנוגע לשימושי המחשב במקום העבודה, ולהסביר בפירוט את אופן יישומה של מדיניות המעקב אחר תכתובות אי-מייל של העובד. על המעסיק לאפשר לעובדים גישה למידע שנצבר עליהם במסגרת המעקב ולהודיע להם על משך הזמן בו ייאגר המידע שנצבר. עליו להקפיד על דיוק המידע שנאסף סודיותו ואבטחתו. חשוב ליידע צדדים שלישיים על אפשרויות מעקב של נתוני תקשורת ותוכן בתכתובת אלקטרונית עם מקום העבודה.