ח. מן הראוי לעגן עקרונות אלה במפורש בחוזה העבודה. כמו כן, מן הראוי הוא, כי עקרונות אלה יבואו לידי ביטוי בתקנון במקום העבודה, וכי יוסדרו במשותף עם ארגון העובדים או נציגותם במסגרת הסדר קיבוצי או הסכם קיבוצי, בדומה לביטויים בפועל בהסכם הקיבוצי הכללי. ככל שעיקרים ועקרונות אלה מעוגנים בהסכם הקיבוצי הרי הם מהווים חלק מחוזה העבודה האישי שבין המעסיק לעובד.
פרק רביעי:
דרישת ה"הסכמה מדעת" של העובד למעקב בתכתובת האי-מייל
פתח דבר
--- סוף עמוד 39 ---
27. נוכח חולשת מעמדו של העובד ופערי הכוחות המובנים ביחסי עבודה בין העובד לבין המעסיק, נדרשים להתקיים תנאי סף מצטברים להידרשות להסכמת העובד וקבלתה. ואלה התנאים: ראשית דבר, חדירת המעסיק לתכתובת אי-מייל אישית של העובד בתיבות דואר שהוקצו לו במקום העבודה, תיעשה כברירת מחדל בלבד, ובנסיבות חריגות ביותר, בהן ההגנה על אינטרסים לגיטימיים של המעסיק יש בה כדי להצדיק פגיעה בפרטיות העובד. בהנחיות ה - working party נקבע כי מעקב בכלל[126] אחר תכתובת אישית של העובד, בתיבות שהעמיד המעסיק לשימושו, ובמיוחד מעקב סודי secret monitoring שמבקש המעסיק לקיים באותן תיבות, כפוף להתקיימותן של נסיבות חריגות ביותר exceptional circumstances, או נסיבות מוגבלות בלבד[127]very limited circumstances . זאת, בהתאם לעקרון הלגיטימיות ככל שהדין מתיר, לרבות קיומו של חשש רציני, או ביסוס סביר לפעילות פלילית או other wrongdoings מצד העובד[128].
בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, לאור עקרון המידתיות, בהתאם להוראות ההסכם הקיבוצי[129] והגישה הנוהגת במדינות אירופה, המעסיק רשאי לבחון אם מתקיימות "נסיבות חריגות" המצדיקות חדירה לתוכן המידע האישי. אך זאת, רק לאחר שנקט באמצעים טכנולוגיים חודרניים פחות המעידים על שימוש בלתי ראוי של העובד במאגרי המידע, כתוצאה מ - traffic data[130].
שנית, אף בהתקיים נסיבות ממין אלה, לא תותר חדירת המעסיק לתכתובת אי מייל אישית של העובד, אלא אם המעסיק מילא אחר התנאים המוקדמים, של הבאת המדיניות הנוהגת לידיעת העובדים, כפי הנדרש ממנו על פי עקרונות תום הלב, השקיפות, המידתיות, הסבירות וצמידות המטרה.
--- סוף עמוד 40 ---
שלישית, מכוח עקרונות הלגיטימיות והמידתיות יידרש המעסיק לחדירה לתכתובת המייל האישית של העובד, רק לאחר שמוצו כל אפשרויות המעקב, כגון מעקב באמצעות זיהוי נתוני תקשורת, או אמצעים חלופיים אחרים, שפגיעתם בזכויות לכבוד ולפרטיות של העובד פחותה יותר.