הצורך בהקצאת מרחב וירטואלי לעובד לצרכיו הפרטיים, כחלק מצרכי העבודה מוצא ביטויו בהסכם הקיבוצי הקובע, כי במסגרת השימוש במחשב לצרכי עבודתו, רשאי העובד להשתמש במחשב "בהתאם להסכם זה, בהיקף מידתי ובזמן סביר... גם לצורך פעולות אישיות שלו, שחל עליהן עקרון צנעת הפרט, ושאינן קשורות לעבודתו, ואינן מנוגדות להוראות הדין ולאמור בהסכם זה". כאשר "השימוש במחשב" מוגדר, בין היתר, כ"יישומי מחשב שונים, ובכלל זה אינטרנט, תיבת דואר..."[157].
על רקע האמור לעיל, נתווה להלן קווי פעולה מנחים בהקצאת מרחב וירטואלי לעובד והעקרונות שביסודם, הגם שלא מן הנמנע כי קיימות טכנולוגיות נוספות על אלה המנויות מטה.
תיבה מקצועית המיועדת למטרות עבודה בלבד (professional purposes)
37. כפי המבואר לעיל, הנחת מוצא ראשונית היא, כי הפררוגטיבה הניהולית של המעסיק וזכותו הקניינית במחשב וביישומיו, כוללות את זכותו להגדיר את השימוש שיעשה העובד במחשב וביישומי הטכנולוגיות שבו - ככלי עבודה[158], ולקבוע את תנאי השימוש, דרישות השימוש וצרכיו, יעוד השימוש והיקפו וכיוצ"ב. במסגרת זו, רשאי המעסיק להקצות לעובד תיבת דואר וירטואלית לצרכיה הרשמיים-מקצועיים של העבודה בלבד (professional purposes). תיבה זו מיועדת כל כולה לפעילות ולתכתובת
--- סוף עמוד 49 ---
מקצועית בלבד של מקום העבודה, ועל העובדים נאסר לעשות בה שימוש לצרכיהם הפרטיים, לרבות תכתובת אי-מייל אישית (להלן: התיבה המקצועית). ככל שהמעסיק מעמיד לרשות העובדים תיבה מקצועית, כאמור, ובכפוף לחובות תום הלב וההגינות, השקיפות והגילוי, עליו להודיע לכל אחד ואחד מעובדיו, עובר להתקשרות החוזית וטרם תחילת העבודה, את פרטי המדיניות המונהגת במקום העבודה, בכל הנוגע להתנהלות הנדרשת מן העובדים בתיבה המקצועית. במסגרת זו, על המעסיק להביא לידיעת העובדים, באופן מוסמך, בפירוט, ובבירור גבולות האסור והמותר בשימוש בתיבה המקצועית ובתכתובת האי-מייל שהם מקיימים בה. על המעסיק להודיע לעובדים כי השימוש הווירטואלי והתכתובת בתיבה המקצועית, מתנהלים על שָרָת מחשב מרכזי במקום העבודה, וכי ברשותו אמצעים טכנולוגיים לביצוע פעולות ניטור, גיבוי, ומעקב, בנתוני תקשורת ובנתוני תוכן, לרבות חדירה לתוכן תכתובות אי-מייל בתיבה המקצועית שהועמדה לשימושם[159]. בנוסף, על המעסיק להזהיר את העובדים מפני עשיית שימוש בלתי ראוי בטכנולוגיות מידע במקום העבודה, לרבות הימנעות מהיחשפות לאתרים "פוגעניים"[160] ועל התוצאות העלולות לנבוע מכך.