795. כמו כן, ועל מנת שכלל גורמי התכנון, הארגון, הניהול וההפקה של האירוע ינהלו ביניהם "שיח בטיחותי" וידברו את "אותה השפה", נדרש להכין "תיק אירוע", או לכל הפחות תכנית מסודרת וברורה, של כלל הנושאים הנוגעים לאירוע, לרבות בטיחות, וחלוקת האחריות בין הגורמים השונים (קיימת עדיפות לתיק אירוע שכן ככל שמדובר באירוע הכולל גורמים רבים יש צורך בשמירה על סדר מוגבר לצורך שמירה על בטיחות המשתתפים). תיק האירוע או התכנית צריכים לכלול את כלל הפעילויות המתוכננות לאירוע בפירוט, לרבות תכניהם, הציוד הנדרש, דרישות לוגיסטיות אחרות לביצוע הפעילות, תכנית בטיחות, הערכות בטיחותית נוספות, ציוד בטיחותי ככל ונדרש, משתתפים, צפי קהל, וכו'. תיק האירוע או התכנית צריכים להיות נגישים ומופצים לכלל הגורמים הלוקחים חלק באירוע, ורצוי כי הם ינוהלו וירוכזו בידי אחראי אחד. כלל הגורמים צריכים להיות מודעים לתיק האירוע או התכנית ולפעול על פיהם, ועל כן על תיק האירוע או התכנית להיות מעודכנים באופן שוטף וככל שהדבר נדרש בצמוד לשינויים שיערכו בתכנון (גם בזמן האירוע עצמו).
796.
797. --- סוף עמוד 129 ---
798.
799. כאמור, החובה לשמור על "תודעת בטיחות" לא מסתיימת בשלב התכנון, והיא ממשיכה לאורך כל שלבי האירוע, לרבות בעת הפירוק. מכאן, שככל ולאורך האירוע עולים סיכונים נוספים, הרי שיש לערוך ניהול סיכונים מזורז על ידי בעלי התפקידים המתאימים ולתת להם מענה מידי, כמו גם להיערך מראש למצבי חירום שעלולים להתפתח. כמו כן, נדרש כי טרם ביצוע הפעילויות, יועבר לכלל הגורמים הפועלים באירוע תדריך בטיחות (אפשר גם בכתב), וזאת כחלק ממזעור הסיכונים, יציקת תודעת בטיחות לכלל הגורמים המעורבים באירוע, והרחבת ה"שיח הבטיחותי". בתדריך הבטיחות יועברו לגורמים המעורבים הסיכונים הבטיחותיים הקיימים באירוע, לרבות מצבי חירום, ודרכי ההתמודדות איתם. בהקשר זה קיימת חשיבות להתאמת והנגשת תדריך הבטיחות למשתתפים בו. כך למשל, ככל שהתדריך מועבר לקטינים, עליו להיעשות בנפרד, תוך שימוש בשפה ברורה, נגישה ומתאימה, והדגשת נקודות רלוונטיות הקשורות בהיות המשתתפים בתדריך קטינים.
800. לאור האמור, הרי שעל מנת שיהיה ניתן לשמר את "תודעת הבטיחות" לאורך כל האירוע, על בעלי התפקידים המתאימים, ובמיוחד על מנהל האירוע ואנשי הבטיחות, מוטלת החובה לשהות במקום האירוע לאורך כל האירוע, או לכל הפחות לבקר בו תכופות, כדי לראות שבטיחות כל המעורבים נשמרת כל הזמן.