2257. כמו כן, נאשם 6 היה חייב גם לוודא שסביבת האירוע מותאמת לתוכן הפעילויות ולמאפייני קהל היעד (כמות קהל מרבית באוהל בזמן נתון, היות הקהל מורכב גם מקטינים בגילאים שונים, לרבות ילדים קטנים, ומאפייני גילאים אלה), לערוך הליך מוקדם של ניהול סיכונים, לדאוג שמתבצע הליך של בקרת סיכונים ככל שהדבר נדרש (לרבות בחירה והפעלה של אמצעים לביטול או הפחתת סיכונים), לוודא כי מועבר תדריך בטיחות לכלל הגורמים הפועלים באירוע בטרם תחילת הפעילות (בין אם על ידו ובין אם על ידי גורם אחר המונחה על ידו בדבר נקודות הבטיחות החשובות. על התדריך לכלול את הסיכונים הבטיחותיים הקיימים באירוע, לרבות מצבי חירום, ודרכי ההתמודדות איתם, היכרות כללית של מקום האירוע והדגשים הבטיחותיים שמאפיינים אותו וכן דגשים בטיחותיים נוספים ספציפיים בהתאם לנדרש), לערוך סיור בטיחותי מקדים (ביחד עם קצין הבטיחות המשטרתי או בנוסף אליו) לאחר שכל הפעילויות והתכנים מוכנים להפעלה בעמדות התצוגה אך בטרם תחילת הפעילות וכניסת הקהל המזדמן לאוהל, לבדוק כי כל דרישות הגורמים המאשרים קוימו וכי הפעילות והמדגימים מוכנים, ולבצע הערכת סיכונים נוספת בטרם כניסת הקהל למרחב הפעילויות ותיקון הנדרש בהתאם.
2258. בנוסף, תפקידו כמפיק המקצועי של האירוע בפועל, אחריותו לקבלת רישיון העסק ליריד המדע בפועל, ידיעתו כי הגורמים המאשרים מסתמכים על בקשתו ועל המסמכים אותם הוא מגיש להם לצורך מתן רישיון העסק, וכן חובות הזהירות המוטלות עליו מכוח תקן 5688, תקן 7 וההנחיות להגשת בקשה לאירוע המוני (ת/3; ת/62; נ/9), חייבו אותו לברר היטב מה נדרש ממנו מהגורמים המאשרים לצורך הגשת הבקשה לרישיון עסק ותכנית הבטיחות; לפעול בהתאם לדרישות הרשויות (לרבות עיריית תל-אביב-יפו, המשטרה, מד"א, מכבי אש, מפקח עבודה איזורי של משרד התמ"ת ואישור קצין חבלה או מי מטעמו); ולעמוד בסטנדרטים שנדרשו ממנו על ידי נאשמת 1 ואורט בעניין זה.
2259. כמו כן, נאשם 6 היה חייב לוודא שמוגשת תכנית בטיחות (או נספח בטיחות) חתומה על ידי מהנדס בטיחות הכוללת את כל דרישות הגורמים המאשרים, לרבות, הדרישות המפורטות בהנחיות עיריית תל-אביב-יפו למתן רישיון לעסק כגון: תיאור הקהל הצפוי, מאפייניו והגדרתו במונחי סיכון וסיווג; פירוט הפעילויות שתיערכנה במסגרת האירוע; מינוי אחראי על בטיחות כיבוי אש באירוע; הכנת הנחיות לשימוש בחומרים מסוכנים במהלך האירוע; הגדרת הפיקוד על האירוע בשגרה ובמצב חירום, כולל האינטגרציה בין כל כוחות ההצלה והגדרת הפיקוד האחיד על האירוע. במסגרת זו היה חייב נאשם 6 לנהל את בטיחות האירוע, לרבות קביעת מדיניות ועקרונות תכנית הבטיחות לאירוע; ווידוא שמוכן תיק שטח לאירוע; ווידוא שמוכן סקר מפגעים וסיכונים בשטח; ביצוע הערכת מצב ותהליך סקר סיכונים שיכלול זיהוי, הערכה ותיעוד של כל הסיכונים שמעלה האירוע לרבות זיקה