חובות דיווח של חברות פרטיות ותשלום אגרה שנתית

עם תחילת שנת המס כדאי להתרענן בנושא חובות הדיווח של חברות פרטיות על פי חוק החברות תשנ"ט-1999 ועל חובת התשלום של אגרה שנתית. לאור העובדה שאי תשלום אגרה במועד גורר הגדלה של סכום התשלום ועלול לגרור אף אחריות אישית של דירקטורים לקנסות, כדאי לטפל בנושאים אלה בהקדם, גם אם לא התקבלה התראה על כך מרשות התאגידים.
על פי דין נדרשת כל חברה לשלם אחת לשנה אגרה שנתית. אי תשלום האגרה עלול לגרום לכך שרשות התאגידים תסרב לטפל בנושאים הקשורים לחברה, ובנוסף, בעוד מספר שבועות יחול תעריף גבוה יותר על כל תשלום שלא בוצע במועד. כדי לבצע את התשלום אין צורך בקבלת מכתב מרשות התאגידים וניתן לבדוק האם קיימים חובות תשלום ולשלמם באתר המיועד לכך: Corporate Authority
חוק החברות דורש להגיש לרשם החברות אחת לשנה דין וחשבון שנתי בתוך ארבעה עשר ימים לאחר האסיפה השנתית. כעקרון, חברה מחויבת לקיים אסיפה שנתית מידי שנה אך רשאית לקבוע בתקנון הוראה, הקובעת כי החברה אינה חייבת לקיים אסיפה שנתית אלא אם הדבר נחוץ למינוי רואה חשבון מבקר של החברה או לפי דרישת דירקטור או בעל מניות. עם זאת, גם אם לא קיימת חובה לקיים אסיפה שנתית, החברה עדיין מחויבת לשלוח לבעלי המניות הרשומים במרשם בעלי המניות, פעם בשנה במועד שבו הייתה אמורה להתקיים אסיפה שנתית, דוחות כספיים (במקרה כזה חובת משלוח הדו"ח השנתי לרשם החברות נדחית לארבעה עשר ימים לאחר משלוח הדוחות הכספיים לבעלי המניות).
לדוחות הנמסרים לרשם החברות (וכך עומדים לעיון לציבור) אין חובה לצרף את הדוחות הכספיים, אולם החוק קובע כי חברות שתקנונן אינו עומד במספר תנאים מחויבות לצרף לדיווח השנתי את המאזן הכלול בדוחות הכספיים. מכיוון שחברה פרטית שואפת דרך כלל לשמור על פרטיותה ועל נתוניה הכספיים ולא לדווחם לציבור (להבדיל מחברה ציבורית המחויבת בדיווחים אלה), קיימת חשיבות לניסוח נכון של התקנון על ידי עורך דין המתמחה בתחום ולתקן את התקנון ככל שאינו עומד בתנאי החוק הפוטרים ממסירת דוחות כספיים.
חשוב לציין כי בנוסף לדוח השנתי מחויבת חברה לדווח גם במקרים אחרים כגון שינויי תקנון, שינוי מען משרד רשום, שינויים בהרכב הדירקטוריון, העברת מניות או הקצאת מניות ובמספר מקרים אחרים. התקנות קובעות מועדים בהם קיימת חובת דיווח זו ויש להקפיד על דיווח במועד. הפרת חובות הדיווח לרשם החברות נחשבת להפרת חובה חקוקה כלפי מי שהסתמך על המרשמים ברשם החברות וכך יוצרת חשיפה לתביעות של צדדים שלישיים. בנוסף, רשם החברות רשאי להטיל על החברה קנסות על אי הדיווח המתחילים בסכומים של אלפי שקלים ובמקרים חריגים אף להורות על פירוק חברה. חשוב לציין כי במקום בו לא שולם במועד קנס אשר הוטל על חברה, יכול הרשם להטיל את הקנס באופן אישי כנגד דירקטורים בחברה. סיבה נוספת שלא לזלזל בחובות הדיווח הנדרשות על פי חוק.