יחד עם זאת, לא ניתן ללמוד מסיכום החלטת וועדת ייעוץ ומעקב השנייה מהו המידע שהובא לפני הוועדה, מי היו חברי הוועדה שנכחו בדיון ושהצביעו על הפסקת לימודיו של המבקש, כיצד הוועדה קבלה את ההחלטה על סמך המידע שהובא לפניה וכיצד באה לידי ביטוי ההתחשבות או אי ההתחשבות בנסיבותיו האישיות של המבקש.
העדר פירוט זה, והעדר פרוטוקול, אינם פגם טכני, אלא פגם מהותי המצדיק החזרת עניינו של המבקש לדיון לפני וועדת ייעוץ ומעקב.
- החובה לניהול פרוטוקול לקוחה מעקרונות המשפט המנהלי הכללי ומעקרון שקיפות פעילות המנהל.
מבלי שוועדת ייעוץ ומעקב תערוך פרוטוקול המשקף את עיקרי הדברים שנאמרו בה, הן על-ידי הסטודנט והן על-ידי חברי הוועדה, לא ניתן לפקח כראוי על עבודת הוועדה ואין באפשרות בית-המשפט ו/או הגופים המפקחים על עבודת הוועדה, ושאליהם מוגש ערעור על החלטת הוועדה, לבחון האם ההחלטה על הפסקת לימודיו של הסטודנט התקבלה באופן ענייני ובהגינות, תוך בחינת מכלול הנתונים הרלוונטיים, או שקיימת לגביה בעיה של הפליה או שרירותיות, או התעלמות מנתונים, דהיינו קיומה של תשתית עובדתית חסרה.
הגם שאין חובה חוקית החלה על וועדת ייעוץ ומעקב ומחייבת אותה לרשום פרוטוקול, הנני סבורה כי חובה כזו קמה כחלק מסדרי מנהל תקין וסיכום וועדת הייעוץ והמעקב השנייה, כפי שהוא קיים כיום בעניינו של המבקש, אינו עונה על הדרישות.
עיין לעניין זה ב-בג"צ 3751/03 יוסי אילן נ' עיריית תל-אביב יפו [פורסם בנבו] (22/12/04) וכן ב-בג"צ 954/97 עו"ד ד"ר שלמה כהן נ' ראש לשכת עורכי הדין[פורסם בנבו] (4/8/98), וכן עיין בספרו של זמיר, הסמכות המנהלית, כרך ב' - ההליך המנהלי (מהדורה שנייה מורחבת, 2019) בעמודים 1036-1038.
- פרופ' פוירשטיין, העד מטעם הטכניון, הסביר כי לפני וועדת ייעוץ ומעקב מתקיים דיון בו משתתפים 8-9 חברים, המביעים מגוון דעות (עיין עמ' 33 שורות 8-11 לפרוטוקול), והטכניון אף טען כי לאחר שנשקלו טענות המבקש, החליטה הוועדה פה אחד על הפסקת לימודיו של המבקש.
מעיון בסיכום החלטת וועדת ייעוץ ומעקב השנייה לא ניתן לדעת דבר ביחס לזהות החברים שהשתתפו בוועדה, כאשר על הסיכום חתומים פרופ' עמי אהרונהיים, המשנה לדיקן ויו"ר וועדת ייעוץ ומעקב ופרופ' פוירשטיין בלבד, ולא הוזכרו שמות חברי הוועדה הנוספים.
אין אף פירוט בסיכום מה השיקולים שהנחו את וועדת ייעוץ ומעקב השנייה בבואה ליתן החלטה בדבר הפסקת לימודיו של המבקש ואיזה משקל נתנו חברי הוועדה או מי מהם לטיעונים שנטענו על-ידי המבקש לפני הוועדה.