החל משנת 2005 ועד שנת 2011, הנאשם הפסיק לרשום קבלות ללקוחות המקווה בפנקסי הקבלות של העמותה והחל לעשות רישום ידני בפנקסים נפרדים משלו ואשר מחולקים לפי שנים. לכל שנה החל משנת 2005 ועד שנת 2011, יש פנקס נפרד שבו הנאשם רשם את פרטיהם של לקוחות המקווה לאותה שנה, את התשלומים ששולמו בפועל ואת החוב שנותר עבור כל לקוח. מן הראוי להדגיש כי הנאשם הודה הן באמרת חוץ בפני החוקר יצחקי והן בעדותו בבית משפט שכל הפנקסים לגבי השנים 2005 ועד 2011 נערכו על ידו באופן בלעדי (ת/16 ש' 159; וכן ראו עדותו בבית משפט בפרוט' מיום 2.2.17 עמ' 241 ש' 23 עד עמ' 242 ש' 26, פרוט' מיום 8.6.17 עמ' 216, שורה 27-20, עמ' 218 ש' 30-19, עמ' 219 ש' 1 עד עמ' 220 שורה 17, עמ' 221 ש' 32-15 ועמ' 224 ש' 28-23).
לגבי שנת 2011 הנאשם ערך שתי רשימות נפרדות של לקוחות. רשימה אחת שמתייחסת לתלמידים של ישיבת חב"ד (ת/14, נספחים ב.י. 51-49) וכן רשימה אחרת לגבי שאר הלקוחות וזאת בפנקס נפרד (ת/15, נספח ב.י. 1). ראו בעניין זה אמרות החוץ של הנאשם (ת/15 ש' 28-24, ת/14 ש' 38-17).
ב. ניירות עבודה של הנאשם בחקירה: בעת חקירתו של הנאשם על ידי החוקר יצחקי, הוא הסביר לו את המבנה של כל אחד מהפנקסים בכל שנה ושנה, כיצד ביצע את הרישום של שמות הלקוחות בפנקסים וכיצד רשם את התשלומים ששילמו ומה החוב שנותר לגבי כל אחד מהם. כחלק מהסבריו לאופן הרישום בפנקסים השונים, הנאשם רשם בפני החוקר יצחקי על דפים נפרדים את ההכנסה המדויקת שקיבל מהלקוחות השונים בכל שנה ושנה, וזאת כדברי הסבר אישיים שלו לדברים שרשם בעצמו בפנקסים השונים. דפים אלה יכונו להלן כ-"ניירות העבודה של הנאשם בחקירה". ניירות עבודה אלה, כללו העתקה של כל רשימת הלקוחות מתוך הפנקסים על גבי טבלאות. על מנת להקל על הנאשם, החוקר יצחקי ערך טבלאות מודפסות עם רשימת השמות של הלקוחות ושנלקחו כולם מתוך הפנקסים של הנאשם. לאחר מכן, הנאשם מילא בתוך הטבלאות הללו את הסכומים שקיבל מכל אחד מהלקוחות וזאת בהסתמך על המידע שמופיע בפנקס. יוצא מכך שניירות העבודה של הנאשם בחקירה, הם מסמכים שנערכו על ידי הנאשם עצמו ולא מסמכים שנערכו על ידי החוקר יצחקי. בחלק מניירות העבודה הנאשם לא זכר מה הסכומים ששולמו על ידי לקוחות מסוימים וזאת גם לאחר שבדק את תוכן הפנקסים.
ג. ניירות העבודה של החוקר יצחקי: לאחר שהנאשם סיים להכין את ניירות העבודה שלו, החוקר יצחקי ערך סיכום טכני של כל הסכומים שנרשמו על ידי הנאשם (להלן: "ניירות העבודה של החוקר יצחקי"). חשוב לציין כי ניירות העבודה של החוקר יצחקי, מבוססות אך ורק על הסכומים שנרשמו על ידי הנאשם. כמו כן, אם הנאשם לא רשם סכום הכנסה מלקוח מסוים בניירות העבודה שלו, החוקר יצחקי לא ביצע מיוזמתו הערכות לגבי אותם לקוחות ולכן ההכנסות מאותם לקוחות לא נלקחו בחשבון בסיכום הטכני שערך יצחקי. לעדותו של החוקר יצחקי לגבי ההבחנה שבין ניירות העבודה של הנאשם ובין ניירות העבודה שלו כחוקר, ראו פרוט' מיום 29.1.15 עמ' 122-113.