פרופ' יצחק זמיר בספרו הסמכות המינהלית כרך ב', עמ' 1279 (מהדורה שנייה, 2011), מסכם את הכלל העולה מן הפסיקה, ולפיו מבחינת היקף ההנמקה, העיקר הוא שההנמקה תבהיר את הטעם או הטעמים העיקריים להחלטה, באופן שיאפשר לברר האם היא חוקית. זמיר מוסיף ומציין כי מקרים שונים יצריכו הנמקה שונה. כך, לעתים נדרשת הרשות לפרט שיקולי מדיניות, אם הם אלו שהנחו אותה. חובת ההנמקה, החשובה כשלעצמה, מקבלת חשיבות מיוחדת נוכח הזכות שבה דנות ועדות החריגים של משרד השיכון – הזכות לדיור ולקורת גג.
חובת ההנמקה - הנהלים
89. משרד השיכון קבע בנהלים וועדות שונות שהוסמכו לבחון בקשות של מבקשי סיוע בדיור הציבורי. בקשות של מבקשי סיוע מופנות לוועדות המחוזיות, המהוות את "הערכאה הראשונה" הדנה בבקשות מבקשי הסיוע. במקרים בהם לא מתקיימים הקריטריונים הקבועים בנהלים לצורך הזכאות מועבר הדיון לוועדת חריגים (ראו סעיף 8 לנוהל 08/05).
אשר לחובת ההנמקה - במקרה של ועדת האכלוס, הדבר היה קבוע במפורש, טרם תיקון הנהלים, בסעיף 2.5 לנוהל הוועדה העליונה, נוהל 8/13 לפני תיקונו (הנוסח מיום 25.6.03) שקבע, בסעיף 2.5 כי: "החלטות הוועדה תהיינה מנומקות, והועדה בהחלטותיה לעתיד תונחה על ידן כתקדים". בעת"מ (מנהליים ב"ש) 317/09 עמותת איתך מעכי – משפטניות למען צדק חברתי נ' מדינת ישראל- משרד הבינוי והשיכון, פורסם בנבו,2009), פנתה העמותה לבית המשפט לעניינים מנהליים בעתירה כי וועדות משרד השיכון ינמקו את החלטותיהם. כיוון שמשרד השיכון לא חלק על חובת הוועדות לעשות כן, נדחתה העתירה (בכפוף להתחייבות משרד השיכון להוסיף לנוהל הבהרה לעניין חובת ההנמקה).
אולם, חובה מפורשת זו הושמטה מהנהלים לאחר תיקונם. נהלי ועדת האכלוס 8/13, וועדת הערעורים 8/17, שתוקנו בשנת 2018 אינם קובעים עוד במפורש את חובת ההנמקה. עדיף היה לו לא היו משמיטים חובה זו, אם כי במסגרת העתירות שלפניי משרד השיכון לא חלק על חובתו לנמק, אלא על היקף ואופן ההנמקה, וכן לגבי החובה לנמק החלטות הדוחות בקשות. במקרה שלפניי הנמקת משרד השיכון אינה עונה על הנדרש, בשלושת ההיבטים עליהם עמדתי.
מסירת פרוטוקול הדיון למבקשים עם ההחלטה
90. בסעיף 5.2.2 נוהל נועדת האכלוס 8/13 נקבע כי לכל פניה ייערך טופס דיון בידי עובד אגף אכלוס במחוז, שיהווה בסיס להחלטה ולפרוטוקול, וכי ממונה מחוזי לאכלוס במחוז או בחברה המשכנת יחתום על טופס הדיון ויהיה אחראי לכך שכל הפרטים הרשומים בטופס זהים למסמכים הנמצאים בתיק הבקשה וכי כל העובדות הנוגעות בדבר הוצגו בפני הועדה. סעיף 6.3 לנוהל ממשיך וקובע כי אותו טופס דיון כשהוא חתום, יהווה פרוטוקול הוועדה.