הוראות דומות לעניין הכנת טופס לערעור, קבוע בנוהל ועדת ערעורים, נוהל 8/17, בסעיף 5.1.1, הסעיף קובע כי טופס כאמור יהווה, גם במקרה זה, בסיס להחלטה ולפרוטוקול. כיון שבועדת הערעורים חברים 9 חברים, נקבע כי אם חבר וועדה מתנגד או מסתייג מההחלטה, יצוין הדבר במפורש בפרוטוקול (סעיף 6.2. לנוהל). סעיף 6.4 לנוהל ועדת הערעורים קובע גם הוראה כי הטופס החתום יהווה את פרוטוקול הוועדה.
כלומר, פרוטוקול הועדה הוא זה שמאפשר לפונים לבדוק אם בקשתם נבחנה כראוי, והאם כל העובדות והנתונים עליהם ביססו את הבקשה אכן היו לפני הועדה, והאם ההחלטה התקבלה פה אחד או שהיה מי שהתנגד.
משרד השיכון בסיכומים הבהיר (החל מסעיף 109 לסיכומים בעניין בן שטרית, החלק הכללי), מדוע אינו שולח פרוטוקולים אלא לאחר פניה:
"מטרת הפניה המוקדמת לקבלת פרוטוקול הועדה היא למנוע מצב של פגיעה בפרטיות הפונים.
למעשה מדובר בפעולה של משנה זהירות, במסגרתה מבקשת המשיבה לא להעביר את פרוטוקול הדיון למבקשים, אלא לאחר בקשה מפורטת שיש בכוחה לפוגג את החשש שמידע זה יגיע לגורמים שאינם רלבנטיים לעניין.
כידוע עסקינן במבקשים שמצבם אינו מן המשופרים, ששוכרים דירות בשוק החופשי ולעיתים די קרובות מחליפים את כתובתם, לנוכח נסיבות חייהם."
נימוק זה אין לקבל, בעיקר לאור העובדה שעל חלק מהחלטות הוועדות ניתן לערער או לבקש בהם דיון נוסף תוך תקופת זמן קצובה. על כן יש חשיבות רבה כי ההחלטות עצמן, ולצדן הפרוטוקולים יגיעו לידי הפונים. על משרד השיכון למצוא דרך לוודא כי הכתובת שבידיו היא כתובת עדכנית (כמו הודעת טקסט טלפונית, שיחת טלפון לפונים או כל דרך אחרת שיימצא לנכון). כך ניתן יהיה לוודא שההחלטות עצמן התקבלו ע"י המבקשים, ואז אין כל חשש לצרף אליהן את הפרוטוקול.
עוד יש להדגיש כי לפונים לוועדה, זכות טיעון בכתב בלבד, ועל כן על ההנמקה לשקף בפירוט, אילו נסיבות ושיקולים שקלה הועדה, ומה החומר שהיה מונח לפניה. כיון שאין זכות טיעון בעל פה אלא בכתב בלבד, הרי שהפונים זכאים להבין כיצד התנהל הדיו בעניינם.
אני סבורה כי כדי להקל על אנשים החיים בעוני, ולחסוך בבירוקרטיה מיותרת, יש לצרף לכל ההחלטות לפונים את הפרוטוקול בעניינם, ולא להמתין שיבקשו זאת..
לאור האמור, משרד השיכון יצרף לכל החלטה הנשלחת לפונים לועדה, את פרוטוקול הדיון. חובה זו תיקבע בנהלי ועדות החריגים.
פירוט ההנמקה
91. ככל שמדובר בהנמקה של החלטה לקבל בקשה לסיוע בדיור שהופנתה לועדות החריגים, משרד השיכון אינו חולק על חובתו לעשות כן, וטוען כי לאחר עדכון נהלי ועדות החריגים בשנת 2018, הדבר נעשה. לטענתו, גם אם ההחלטות מנומקות בקצרה, הרי שדי בכך לצורך העניין.