בהתאם לחובות ההתייעצות האמורות החלות על ועדת המכרזים מכוח חוק הריכוזיות, הוועדה פנתה ביום 6.7.2021 אל הממונׇה על התחרות ויו"ר ועדת הריכוזיות הגב' מיכל הלפרין, כדי לקבל את עמדתם של שני גורמים אלו וכדי להתייעץ עמם כמתחייב מהוראות חוק הריכוזיות (סעיף 5(ב) בחוק בעניין ריכוזיות כלל-משקית; סעיף 11(א) בחוק בעניין תחרות ענפית). בפנייתה אל ועדת הריכוזיות וכפי שעוד יפורט בהמשך הדברים, ביקשה ועדת המכרזים לאשר את השתתפות כלל הגורמים הריכוזיים, אשר נמנו עם הקבוצות המציעות.
9. ביום 20.10.2021 ניתנה חוות דעתה של ועדת הריכוזיות, אשר דנה בשאלת השתתפותם במכרז של כל הגורמים הריכוזיים הנמנים עם הקבוצות המציעות, ואשר המליצה לאשר את השתתפותם במכרז ובכלל זה את השתתפותה של שפיר (להלן – חוות דעתה הראשונה של ועדת הריכוזיות). ביום 1.11.2021 דנה ועדת המכרזים בחוות דעתה הראשונה של ועדת הריכוזיות ולאחר דיון זה החליטה לאמץ את המלצתה (להלן גם – ההחלטה הראשונה של ועדת המכרזים). ביום 15.11.2021 פורסמה החלטה זו לכל המציעות במכרז.
10. ביום 16.11.2021 פנו העותרות אל ועדת המכרזים וביקשו לפסול את שפיר מהתמודדות במכרז (להלן גם – הפנייה הראשונה). טענותיהן היו כי שפיר היא גורם ריכוזי ברמה גבוהה ולכן לטענתן, זכייתה תגביר באופן משמעותי ומסוכן את כוחה הריכוזי; הניתוח שערכה ועדת הריכוזיות שגוי וכי ניתוח זה לא שקל כראוי את הנזק הצפוי מהתגברות כוחה הריכוזי של שפיר; החלטת ועדת המכרזים לאמץ את המלצת ועדת הריכוזיות אינה סבירה ומצביעה על רצונה בזכייתה של שפיר.
ביום 29.11.2021 דנה ועדת המכרזים בפנייתן האמורה של העותרות ובעקבות דיון זה החליטה להתייעץ פעם נוספת עם ועדת הריכוזיות, אשר התבקשה לבחון את טענותיהן של העותרות ולשקול אם יש בה כדי לשנות את חוות דעתה הראשונה (מיום 20.10.2021). טענותיהן של העותרות נשמעו גם בעל-פה במסגרת פגישה שנערכה עם נציגיהן ביום 14.12.2021 (בהיוועדות חזותית ("זום")), במסגרת מפגשי הבהרות שנערכו עם כל המתמודדים במכרז. במקביל ולנוכח ההיבטים העובדתיים שהעלו העותרות בפנייתן, התבקשה גם תגובתה של שפיר לטענותיהן. תגובתה של שפיר התקבלה ביום 29.12.2021 ובה טענה כי לא נפל כל פגם בחוות דעתה של ועדת הריכוזיות ולכן לטענתה, יש לדחות את טענותיהן של העותרות בפנייתן.
11. בין לבין, ביום 18.11.2021, התקבלה חוות דעתה של הממונׇה על התחרות בנושא התחרות הענפית (חוות דעתה של הגב' מיכל כהן, מ"מ הממונׇה על התחרות), אשר אינה נוגעת לנושאים הנדונים בעתירות הנדונות. חוות דעתה נדונה בישיבתה של ועדת המכרזים מיום 18.12.2021, אשר החליטה לאמצה. החלטת ועדת המכרזים בעניין זה פורסמה לכל המתמודדים ביום 26.12.2021.