23. בענייננו – טענותיהן של המערערות באשר ליתרון שהוקנה למשיבה 2 מחדדות את הקשר שבין חובת ניהול הפרוטוקול לבין חובתה של רשות ציבורית לנהוג בדרך השוללת העדפה פסולה, או היווצרות של רושם, בדבר העדפה כאמור (עיינו בהקשר זה: בג"ץ 794/78 חרות בע"מ נ' שר הבריאות, פ"ד לג(2), 716, 718-717, (1979); עניין אילן). יחד עם זאת בפסיקה נקבע כי השאלה כיצד יש לנהוג מקום בו לא נוהל פרוטוקול כלל, או שהפרוטוקול נערך באופן חלקי – תוכרע בהתאם לנסיבותיו של המקרה הפרטני, והחלטה בהקשר זה תתבסס בעיקרה על עוצמת הפגיעה בצד הטוען כי נפגע. בדומה נקבע כי לא כל מקרה שבו נעדר פרוטוקול "מלא ואמין" – יוביל מאליו לביטול המכרז (ראו: עניין אילן, בפיסקאות 27-21).
24. בנסיבות העניין שלפנינו, דומה כי הפגם שנפל באופן בו נערך הפרוטוקול של ישיבת וועדת המכרזים המחוזית, לא חייב את פסילתו של המכרז, וקל וחומר שאין בפגם זה כדי לחייב את המסקנה כי היה מקום להכריז על המערערות כזוכות במכרזים, מאחר שעצם הרישום – לא שלל בפועל את טענותיהן, וכן לא מנע מהן את היכולת לבסס את טענותיהן כנגד פעולתה של הרשות, והעובדה שנקטו בהליכים והגיעו לחקר העובדות – תוכיח.
בהקשר זה ראוי להדגיש עוד כי וועדת המכרזים המשרדית ערכה פרוטוקול כדבעי, ובמסגרתו היא פירטה גם את השתלשלות האירועים ואת האופן בו התקבלה החלטתה של וועדת המכרזים המחוזית. אמנם פרוטוקול זה נערך בדיעבד, ולאחר שחלפו כ-20 ימים מעת שנתקבלה החלטתה של וועדת המכרזים המחוזית, ואולם פרוטוקול זה הוכן טרם שפורסמו תוצאות המכרזים. עובדה זו יכולה לעמוד לזכותה של הרשות. באותו אופן, גם העובדה שוועדת המכרזים המחוזית העבירה את כלל ההצעות שהוגשו לוועדת המכרזים המשרדית, והאחרונה היא זו שאישרה את עצם קבלת הצעותיה של המשיבה 2, בחנה את כל ההצעות, ובחרה בהצעות המשיבה 2 כזוכות – מפחיתה, בנסיבות העניין, את החשש להיווצרות מראית עין של העדפה פסולה, ומובילה למסקנה כי אין בפגם זה, כשלעצמו, כדי לחייב את ביטול המכרזים.
ב) פתיחת תיבת המכרזים לפני המועד האחרון להגשת ההצעות:
25. הפרשנות המתחייבת של מסמכי המכרזים, שתוארה לעיל, מובילה למסקנה כי הרשלנות בניסוח מסמכי המכרזים גרמה למצב חריג, בו תיבת המכרזים נפתחה למעשה עוד טרם שהגיע המועד האחרון להגשת ההצעות שננקב במסמכי המכרזים. פגם זה עלול, בנסיבות מסוימות, להוביל לפסילתו של המכרז (ראו למשל: בג"ץ 252/71 "רסקו" חברה להתיישבות חקלאית ועירונית בע"מ נ' עירית תל-אביב-יפו, פ''ד כה(2) 582 (1971), שם נפסל מכרז בגין פגמים רבים שנפלו בו, וביניהם פתיחת תיבת המכרזים לפני המועד שנקבע לכך. עיינו גם: ברק-ארז, בעמ' 171).