31. משעבר נטל הבאת הראיה המשני לכתפי המעסיק (בעקבות טענת העובד בתצהיר או עדות כי לא ניתן לו טופס הודעה לעובד) כי אז דרך המלך לעמידה בו היא הצגת טופס ההודעה שלטענת המעסיק ניתן לעובד, באשר הוא מהווה הראיה הטובה ביותר. ודוק, לעיתים עשוי להיות הסבר סביר להימנעות מהגשת הטופס (כגון, שריפה מוכחת בעקבותיה אבדה ראיה זו). במקרה כזה יכריע בית הדין בסוגיה על פי מהימנותם היחסית של העדים וראיות נוספות ככל שתובאנה בפניו.
32. כאשר הטופס מצוי והמעסיק מבקש להגישו יש לבחון את ההיבטים השונים של קבלתו כראיה. בטרם נדרש לכללי הקבילות נציין כי בהתאם לסעיף 32 לחוק בית הדין לעבודה, התשכ"ט-1969 (להלן: חוק בית הדין לעבודה) "בית הדין לא יהיה קשור בדיני הראיות אלא בדיון על פי סעיפים 24(ב) ו-26(ב)". משמע, כללי הקבילות אינם חלים במישרין בבית הדין לעבודה, אולם אי עמידה בהם עשויה להשליך על הוכחת המסמך [ראו: ע"ע (ארצי) 55167-12-13 גלעד סער - מרום מינוף בע"מ (16.6.2014)].
33. ומכאן לכללי הקבילות, בהתאם להלכה הפסוקה "הכלל הידוע בדיני הראיות קובע כי קבילות מסמך יכולה להיבחן בשלושה מישורים: המישור הראשון הוא קבילות חפצית ("פורמאלית"), היינו כי המסמך קיים; המישור השני הוא אותנטיות המסמך והמישור השלישי הוא "קבילות מהותית - הוכחת תוכן המסמך" [מתוך רע"א 4329/15 טאהא מוחמד נ' בנק לאומי לישראל בע"מ
--- סוף עמוד 17 ---
(24.8.2015)]. ביחס למישור השני, הוא אותנטיות המסמך, נאמר בע"פ 347/88 איוון (ג'והן) דמיאניוק נ' מדינת ישראל (29.7.1993) כך:
"כשהגשת המסמך לא באה רק להוכיח את דבר קיומו כחפץ, כי אז עוברים אנו למישור השני, הוא מישור האותנטיות של המסמך. דהיינו, להוכחה כי המסמך אכן נערך כפי שהוא נחזה על פניו. הדרך הרגילה להוכחת אותנטיות היא העדת "עד אימות", כגון, עורך המסמך עצמו, אדם אחר שהיה עד לעריכתו, או באמצעות מומחה פורנזי. יש שיהיה זה אותו עד, שעל פיו תוכח הן הקבילות החפצית והן אותנטיות המסמך."
ראו גם: אליהו הרנון דיני ראיות חלק ראשון 143-144 (תש"ל-תשל"ז).
34. בהקשר זה נדגיש כי הגשת מסמך באמצעות עד מגיש אינה עניין טכני, אלא היא מיועדת לאפשר לצד שכנגד לחקור את העד על נסיבות עריכתו, ככל שאלה שנויות במחלוקת. משכך, דרך המלך – ומבלי שיהא בכך לייתר הפעלת שיקול דעת במקרה פרטני בהתאם לנסיבותיו כאמור לעיל – היא הגשת טופס הודעה לעובד באמצעות עד מגיש. ככל שיוגש טופס ההודעה לעובד באמצעות עד מגיש יהא בידי בית הדין להתרשם ממהימנותו, ולקבוע ממצא בדבר מסירת טופס ההודעה לעובד או אי מסירתו על יסוד התרשמותו מכלל הראיות לרבות מהימנות העדים השונים. אין לשלול כי במסגרת סעיף 32 לחוק בית הדין לעבודה תופעל גמישות במקרה שבו מי שאמור להיות עד מגיש אינו עובד עוד אצל המעסיק והמסמך מוגש בידי מי שנושא באחריות ניהולית. אולם, זאת בכפוף להסבר מפורט שיניח את דעת בית הדין בדבר הנסיבות בעטיין לא מוגש המסמך באמצעות עד מגיש; פירוט השיטה בכל הנוגע למסירת טפסי הודעה לעובדים בכללותה, לרבות ראיות התומכות בכך, ככל שהמעסיק מבקש להיבנות משיטה זו; ותוך שהמעסיק נוטל סיכון דיוני שבית הדין לא יסתפק בכך.