5. העותרת הגישה הצעה לגבי שלושה מעונות: "נווה חורש", "בית הנער" ו"אחווה". ביום 21.12.17 התכנסה ועדת משנה מטעם משיבה 1 (להלן – ועדת המשנה), לבחון את ההצעות שהוגשו. ועדת המשנה התכנסה פעמיים נוספות, ביום 24.12.17 וביום 25.12.17, וועדת המכרזים התכנסה מאוחר יותר במועד זה, ומיד לאחר מכן, באותו יום, נמסרה למציעים החלטת ועדת המכרזים.
ועדת המשנה ניקדה את הצעת העותרת באמת מידה "שביעות רצון מהתקשרות קודמות והמלצות" ב-0 נקודות, בפרוטוקול ועדת המשנה צוין: "המציע הציג למעלה משלוש המלצות בכתב מגורמים חיצוניים למשרד. בהתאם לסעיף 3.2.6.6 למכרז, הוועדה החליטה להוריד למציע 10 נקודות בגין העדר שביעות רצון של הגורמים המקצועיים מביצוע התקשרויות קודמות עם המשרד במהלך השנים האחרונות. כמפורט בחוו"ד של הגורם המקצועי המצ"ב כנספח 4. לאור האמור לעיל, הניקוד הניתן הוא 0 נקודות". נוסח זה חוזר על עצמו ביחס לכל אחת מהצעות העותרת לגבי כל מעון. ועדת המשנה המליצה שלא להתקשר עם העותרת, מהטעם שהובא על-ידה כדלהלן: "בהתאם לקבוע בסעיף 3.2 למפרט באמת מידה 1.4 "המשרד יהיה רשאי שלא להתקשר עם מציע שקבל פחות מ-10 נקודות באמת מידה זו", הוועדה ממליצה שלא להתקשר עם מציע זה למתן השירות במעונות נווה חורש, בית הנער ואחווה. בנוסף, ניקוד האיכות של המציע ביחס למעון אחווה נמוך מ-70 נקודות ולכן גם סעיף 3.2.2 למפרט – "המשרד שומר לעצמו את הזכות לפסול הצעה, אשר ציון האיכות הכולל שלה לא יעלה על 70 נקודות" – רלוונטי להמלצה זו".
ועדת המכרזים דנה בהמלצה זו ביום 25.12.17 ואישרה אותה בדרך לקונית של אימוץ ההמלצה; וכל שציינה היה – כי היא "מאשרת" את ההמלצות, ללא כל פירוט נוסף. יצוין, כי נספח 4, שעמד ביסוד ההחלטה, הוא מכתבה של סמנכ"ל אגף שרותי תקון במשיבה 1 מיום 21.12.17, גב' אלין אלול, אשר גם שימשה כ"משקיפה" בדיון של ועדת המשנה יחד עם יו"ר ועדת המכרזים, מר משה שוקרון-רון. גב' אלול מציינת בנספח 4, כי עם כניסתה לתפקיד, בחודש אפריל 2017, התוודעה לכשלים חמורים ומתמשכים בגיוס כוח-אדם על-ידי העותרת, אשר בעטיים רשות "חסות הנוער" אינה מצליחה, לטענתה, לממש צווי בתי-משפט בעניין השמתם של נערים ונערות במעונות. הגב' אלול מוסיפה, כי פנתה לעותרת בבקשה לגייס את כוח-האדם הנדרש, וכן כי הביעה חוסר שביעות רצון מהתנהלותה של העותרת. לנספח 4 צורפו מספר תכתובות דואר אלקטרוני בין גורמים שונים במשיבה 1 לבין גורמים שונים בעותרת, שאליהם אתייחס בהמשך.