מכרזי מחשוב בשלטון המקומי

בעקבות חוזרי מנכ"ל משרד הפנים ופסיקת בג"צ מפרסמות הרשויות המקומיות מכרזים פומביים לשירותי טכנולוגיית מידע. מיהם השחקנים העיקריים בשוק? אילו מערכות מסופקות? מהם תהליכי גיבוש המכרז המומלצים? אילו יתרונות תפיק הרשות המקומית מביצוע המכרז? איך מבטיחים את מימושם של יתרונות אלה? ומהם
הסיכונים ביציאה למכרז?

הפחתת סיכונים
מכרוז השוק יצר תחרות עזה ואמיתית בין הספקים השונים, הן במישור העלויות והן במישור איכויות הפתרון והיקפו. כמות המכרזים גברה בשנים האחרונות, וכרגיל, מי שיצא נשכר הם הלקוחות שזכו להפחתת עלויות ולשיפור מערכות.  המכרוז טומן בחובו גם סיכונים. הפחתת הסיכונים אפשרית על ידי תהליך נכון ומקצועי של גיבוש תהליכי המכרז ומסמכיו בידי גורם בעל ידע וניסיון בהובלת מכרזי מחשוב בשלטון המקומי. יש להביא בחשבון שמדובר בשוק נישתי בעל אפיונים ודרישות ייחודיות. באופן פשטני אפשר וניתן להכין כמה אפיונים, להעבירם דרך יועץ משפטי ולפרסם מכרז. תהליך כזה הינו מהיר וזול אך יכול לגבות מחיר יקר בהיבטים של הסתבכות משפטית, בחירת ספק שאינו מתאים לרשות, ובעיקר פתיחת אפשרות לספק להגיש הצעה זולה ולהגדיל את הכנסותיו במהלך תקופת החוזה. הובלת התהליך על ידי גורם מקצועי מפחיתה סיכונים אלה ומגבירה את הסיכוי לסיימו במערכת טובה ועשירה יותר, בעלויות נמוכות יותר באופן משמעותי ועם שביעות רצון רבה יותר של הלקוחות הפנימיים )עובדי הרשות ומנהליה(ושל הלקוחות החיצוניים )תושבים, ספקים, משרדי ממשלה, משקיעים וגורמים חיצוניים אחרים(. קיימת חשיבות רבה בשאלה אילו מערכות מוציאים למכרז, במיפוי תהליכי העבודה הקשורים למערכות אלה ובהגדרה של קשרי הנתונים בין המערכות השונות.

מערכת הליבה הממוחשבת ברשות המקומית:
•גבייה;
•פיננסיות, הנהלת חשבונות, לוגיסטיות;
•שכר ומשאבי אנוש;
•הנדסה ו- ;GIS
•חינוך: רישום למוסדות, שיבוץ, הסעות;
•פיקוח, חניה ובתי משפט מקומיים;
•אתר אינטרנט תפעולי הכולל שירותים אינטראקטיביים לתושב וללקוחות העירייה;
•משרדיות: שירותי תזמון יומנים, דוא"ל, אחזור מידע, פורטל ארגוני פנימי;
•מערכות נוספות כגון רווחה, מוקד עירוני, רישוי עסקים ועוד.

פיתרונות תוכנה משלימים למערכות הליבה
ההתפתחויות הטכנולוגיות של השנים האחרונות מסמנות קו ברור של שילוב פיתרונות תוכנה משלימים למערכות הליבה. פיתרונות משלימים אלה הינם שכבה נוספת בארכיטקטורה של מערכות המידע הארגוניות, והם מאפשרים אמצעי שליטה ובקרה תפעוליים וניהוליים:
Business Management Process) BPM• ): מערכת לניהול תהליכים עסקיים, בקרה על התקדמות התהליכים ושליטה על חריגים.
:(Customer Relationship Management) CRM• מערכת לניהול הקשר בין הארגון ללקוחותיו – תושבים, ספקים, עסקים ועוד.
Business intelligence) BI• ): מערכת לדליית נתונים, הפקת דוחות וביצוע ניתוח נתונים ממערכות הליבה.
•פורטלים אינטרנטיים: חיצוני ופנימי, לאספקת שירותי מידע אינטראקטיביים ללקוחות חוץ ופנים של הארגון.

סדרת כלים מתקדמים אלה, המשולבים נכון במערכות הליבה, מאפשרים תפעול ובקרה נכונים יותר של מערכות המידע הארגוניות, ולכן הינם מרכיב חיוני בכל מכרז. הגדרת מכרז הכולל אך ורק את מערכות הליבה ללא "תוספים" חיוניים ומתקדמים אלה תוביל לכך שבשלב מאוחר יותר הארגון ירגיש בחסרונם, או לחילופין הוא ייאלץ לשלם לספק סכום גבוה הרבה יותר עבור שילובם במערכות בהשוואה לסכום המוגדר במסגרת המכרז.
קשרי המידע בין המערכות מורכבים ביותר וחיוניים לתפעול נכון. בקרה ושליטה של מנהלי העירייה על התהליכים היא חיונית. קיימת שאיפה מתמדת לשדרוג השירות שמספקת העירייה לתושביה, למשרדי הממשלה, לספקיה, לגורמים העסקיים המשקיעים בתחומי הרשות המקומית, לגורמים בינלאומיים המעורבים ועוד.
השחקנים העיקריים בשוק ותחומי ההתמחות
בעשור האחרון, כתוצאה מפתיחת שוק טכנולוגיית המידע המוניציפאלית לתחרות, פועלות ברשויות המקומיות מספר חברות מחשוב בתחומי התמחות שונים:
. אמערכות גבייה ופיננסיות:
1 . החברה לאוטומציה במינהל השלטון המקומי בע"מ
2 .מל"מ מטרופולינט בע"מ
EPR Sys3
PrioryCity .4 - אשבל
. במערכות שכר, ניהול משאבי אנוש, נוכחות ואיסוף שעות:
1  חילן טק
2  חברה לאוטומציה במינהל השלטון המקומי בע"מ
3  מל"מ מטרופולינט בע"מ

. גהנדסה ו- :GIS
1 אורהייטק
2 בר טכנולוגיות
3 חץ הצפון
4 טלדור
5 מיקרוליין
6 קומפלוט
ועוד.
. דמוקד עירוני ו- :CRM
CRM .1 שיא
PineFive2 .
קיימים ספקים רבים נוספים.

מסמכי המכרז
בהתאם לתפיסה שנתגבשה מומלץ שמסמכי המכרז יכללו:
. אהוראות ותנאים כלליים.
. באמות מידה מפורטות לקבלת החלטה המבוססות על שיטת ניקוד שקופה וברורה למציעים ולרשות המקומית.
. ג Scope of Work) SOW ): הגדרת תכולת המערכות והשירותים במסגרת המכרז, לרבות גבולות גזרה, קשרי נתונים ותהליכי עבודה עיקריים.
. דחוזה יעודי למערכות מידע ממוחשבות.
. ה Service Level Agreement) SLA ): נספח להסכם, המגדיר את רמת השירות וזמינותו שעליהן מתחייב הספק.
. ומפרט טכני של המצב הקיים ברשות.
. זמפרט טכני המגדיר את דרישות הרשות המקומית למערכת החדשה.
. חפורמט מדויק וברור של הצעת המחיר למילוי על ידי המציעים.
. טפירוט תהליך קבלת ההחלטה, שלבי הביניים והמועדים המתוכננים.

שותפים חשובים בתהליך המכרז

שותפות מנהלים ועובדים בתהליכי המכרז, קבלת ההחלטות ויישומן חיונית להצלחת התהליך ולאיכותו. החלפת ספק מערכות מידע ומחשוב מרכזיות הינו תהליך הטומן בחובו סיכויים לשיפור וייעול תהליכי עבודה, שירות לתושב, טיוב נתונים, הפחתת עלויות והגברת השליטה והבקרה. גם הסיכונים רבים: הימנעות משיתוף פעולה של בעלי תפקידים המאבדים לעיתים מרכז כוח או שלאנועצו בהם ושיתפו אותם בתהליך קבלת ההחלטות, כשלים בהסבת הנתונים הגורמים לחסמים בפעילויות שוטפות כגון גבייה ואכיפה, קשיים בהטמעת המערכת בייחוד אצל עובדים שהורגלו במשך שנים רבות למערכת מסוימת ולפתע מחייבים אותם "מלמעלה" לעבוד עם מערכת
אחרת, וכדומה. במטרה להפחית סיכונים אלה אפשר לשתף את בעלי התפקידים המרכזיים, כגון מנהלים ורכזים בגבייה, הנהלת חשבונות ושכר בתהליך גיבוש הדרישות
במכרז, בצוות המקצועי שמדרג את ההצעות המוגשות במסגרת המכרז ובוועדת ההיגוי שמלווה את יישום תוצאות המכרז. שיתוף זה הינו נדבך חיוני ביותר להצלחת
פרויקט המכרז.

נדבך חשוב נוסף הינו שיתוף היועץ המשפטי של הרשות המקומית וועדת המכרזים בתהליך, ולמפרע. באשר ליועץ המשפטי קיימת חשיבות רבה לאישור הפרק המנהלי והחוזי במסמכי המכרז. חברות המחשוב הרלוונטיות מייחסות חשיבות רבה לכל מכרז, ומשקיעות בו משאבים רבים ותשומת לב. חלק מהמכרזים, בייחוד מכרזים שנתגלו
ליקויים בכתיבתם או בתהליך ביצועם, מגיעים לדיון בבית המשפט. לכן קיימת חשיבות רבה במעורבותו של היועץ/ת המשפטי מלכתחילה. ועדת המכרזים הינה האורגן המופקד על גיבוש ההמלצה לראש הרשות בדבר הזוכה במכרז. חברי ועדות המכרזים הינם נבחרי ציבור ובעלי תפקידים בכירים המורגלים במרבית המקרים לקבל החלטות באשר לזכיית קבלנים לפי אמת מידה של מחיר. רוב מכרזי המחשוב מגדירים משקל משמעותי ביותר לאמות מידה איכותיות מנוקדות למפרע. בכך "מנתב"
למעשה הצוות המקצועי המנקד את ההצעות, את ועדת המכרזים להחלטה על המציע שזכה במרב הנקודות בהתאם לאמות המידה שנקבעו מראש. תהליך זה עובר בקלות יתר כאשר מיידעים את חברי ועדת המכרזים מראש ומקבלים את אישורם לתהליך קבלת ההחלטות המוגדר במכרז ולהרכב הצוות המקצועי שידרג את ההצעות.

פלטפורמת האינטרנט לביצוע מכרזים On Line
בשנים האחרונות גוברת המגמה להשתמש בפלטפורמת האינטרנט לביצוע מכרזים On Line . לשימוש בפלטפורמה זאת יתרונות בולטים באשר לביצוע ההתמחרות. למעשה, הספקים נחשפים במועד ובשעות שנקבעות מראש למחיר ההצעה הזולה ביותר, ורשאים להוריד אף את עלות הצעתם לרמה נמוכה יותר. תהליך זה אפשרי כמובן אך ורק ביחס למחיר. החשב הכללי במשרד האוצר השתמש בפלטפורמה זאת במכרז השירותים הסלולריים לממשלה, וחסך מיליוני שקלים על ידי שימוש בפלטפורמה אינטרנטית מכוונת למכרזים. בהיבט החוקי, חברות כלכליות ואחרות רשאיות להשתמש בפלטפורמה זאת, בעוד שהרחבת השימוש לרשויות מקומיות טרם אושרה. בשוק פועלות מספר חברות המספקות שירותים אלה. החברה הכלכלית לפיתוח חבל מודיעין תפרסם בקרוב מכרזים בשיטה זאת. ˆ