השתתפות בהליך מכרז יכולה להיות צעד אסטרטגי ורווחי לעסקים, אך היא דורשת עמידה קפדנית בהנחיות וכללי המכרז ועמידה בדרישות החוק הישראלי. בין אם אתם ספקים, קבלנים או נותני שירותים, הבנת מה מותר ומה אסור לעשות במסגרת ההליך יכולה לסייע לכם להימנע מטעויות יקרות ולהגדיל את הסיכויים להצלחה. ריכזנו עבורכם, מספר כללים מנחים חשובים שכדאי לפעול על פיהם או להימנע מהם כאשר אתם משתתפים בהליך מכרז בישראל.
1. קראו את מסמכי המכרז וחוזה ההתקשרות באופן יסודי
הצעד החשוב ביותר בכל הליך מכרז הוא הבנת מסמכי המכרז. בישראל, מכרזים ציבוריים כפופים לחוק חובת המכרזים, אשר מחייב שקיפות, תחרותיות והגנה על עקרון השוויון. חשוב לקרוא ולהבין היטב את התנאים, המפרט והדרישות, על מנת להבטיח שההצעה שלכם תואמת לדרישות הגוף המציע. שימו לב לפרטים הקטנים, כולל מועדי ההגשה, הדרישות לכשירות והדרישות הטכניות. לא פחות חשוב מכך, למכרז מצורף בדרך כלל הסכם התקשרות, ובעוד שההסכם אינו נתון למשא ומתן, חשוב שעורך דין בעל מומחיות בתחום יעבור על ההסכם כדי להבין את תנאיו ולוודא שההתקשרות כלכלית ושאין בה סוגיות בעייתיות - הכל כדי לוודא שלא תהיה זכיה במכרז והתקשרות שלא ניתן לעמוד בה או שאינה כלכלית. לעתים ניתן לבצע הליך של שאלות הבהרה שבו ניתן אף לשנות את תנאי המכרז ותנאי ההסכם.
2. הגישו מסמכים מדויקים ומלאים
בישראל, אי הגשה של מסמכי מכרז מלאים ומדויקים עלול להוביל לדחיית ההצעה מידית, בייחוד כאשר מדובר במסמכים מהותיים הנוגעים לעמידה בתנאי הסף (כגון: צירוף ערבות בנוסח המדויק הנדרש או עם טעות בשם המציע). ודאו כי כל המסמכים הנדרשים, כגון רישום תאגידי, דוחות כספיים ותעודות רלוונטיות למכרז, מוגשים בצורה נכונה ומלאה ורצוי מאוד שעורך דין בעל מומחיות בתחום יעבור על המסמכים בטרם הגשתם. אם המכרז דורש יכולות טכניות ספציפיות, חשוב לכלול את המסמכים המראים יכולות אלה. במקרים רבים לוועדת המכרזים שיקול דעת לאפשר השלמת מסמכים טכניים שהושמטו בשגגה, אך לא כדאי להסתמך על שיקול דעת זה.
3. הקפידו על עמידה במועד ההגשה
אחת הסיבות השכיחות ביותר לדחיית הצעות היא איחורים בהגשה, כאשר מועדי ההגשה נאכפים בקפדנות כדי למנוע פגיעה בעקרון השוויון בין המציעים. לכן, ודאו שאתם מכינים את חוברת המכרז זמן מספק לפני המועד האחרון, כדי לקחת בחשבון עיכובים בלתי צפויים (כגון: תקלות טכניות ככל שמדובר בהגשת מכרז באופן דיגיטלי וככל שמדובר בהגשה פיזית, עיכובים בשל פקקים או אירוע אחר בלתי צפוי). לעיתים, הסיכון של ביטול זכייה במכרז בשל אי עמידה בזמנים קיים גם לאחר הודעת הזכיה.
4. הגשת בקשות הבהרה
אם חלק ממסמכי המכרז לא ברור, חשוב לבקש הבהרות או מידע נוסף במהלך ההליך, כאשר הסתייעות בעורכי דין בעלי ניסיון בתחום עשויה לעתים אף להביא לשינויים בתנאי המכרז. חשוב שעורכי הדין יבחנו את מנגנון העלאת בקשת ההבהרה מכיוון שלעתים קיימים מועדים מדויקים לכך ומכיוון שבידיים הנכונות הליך ההבהרות מאפשר לעתים שינוי בפועל של חלק מתנאי המכרז והסכם ההתקשרות. לאחר הגשת ההצעה לא ניתן יהיה לתקוף את הוראות המכרז ולכן כדאי לנצל את ההזדמנות והיתרונות המצויים בשלב זה.
5. השתתפות בפגישות מציעים
במכרזים מסוימים קיימת חובה להשתתף במפגש מציעים כתנאי להגשת ההצעה במכרז ולעתים גם מוגבל המועד להגשת בקשות הבהרה רק למסגרת המפגש או עד אליו. במקרה כזה חשוב לא רק להשתתף במכרז אלא גם לבחון האם ניתן להגיע למכרז עם ליווי של עורך דין או גורם מקצועי בעל מומחיות בתחום.
6. איסור על תיאום הצעות בין מציעים
תיאום בין מציעים הוא עבירה חמורה על פי החוק הישראלי. אסור לערוך הסדרים או תיאומים עם מציעים אחרים במטרה להשפיע על תוצאת המכרז, בין שמדובר בתיאומים שמטרתם זכיה של האחד ובין שמדובר בחלוקת שוק בין המציעים כך שכל אחד זוכה בחלק מהמכרז. פעולות כאלו נחשבות כתכסיסנות אסורה הפוגעת בשוויון ואף עלולה להוות הסדר כובל העולה לכדי קרטל פלילי. מעבר לפסילת ההצעה וסכנה בחילוט ערבות שהוגשה במכרז, התנהלות פסולה זו עלולה להוביל לעונשים חמורים, כולל אישומים פליליים.
7. יש להקפיד על אמיתות המידע המפורט
מסירת מידע כוזב או מטעה בהצעה או בתצהיר בניסיון לקבל דבר במרמה הוא עבירה חמורה על פי החוק הישראלי. לא רק שהדבר יביא לפסילת ההצעה (ואולי אף לחילוט ערבות המכרז), אלא הוא עשוי גם להוביל לנקיטת פעולות משפטיות נוספות. שקיפות היא חלק בלתי נפרד מתהליך המכרז וגם לאחר זכייה ההצעה עשויה לעמוד בפני ביקורת הן של המציעים האחרים והן מצד בית המשפט, לכן חשוב לוודא שכל הפרטים בהצעה הם נכונים ומדויקים.
8. יש להקפיד על עמידה בהוראות החוקים השונים במסגרת ביצוע המכרז
הגשת הצעה במכרז דורשת גם שביצוע המכרז יעמוד בדרישות החוקיות בישראל, לרבות שמירה על זכויות עובדים (תשלום שכר מינימום, היעדר הרשעות בתחום העבודה וכו'), תקנים סביבתיים ודרישות ספציפיות לכל תחום. אי-עמידה בדרישות אלו עלולה להביא לפסילת ההצעה, בשים לב להוראות המכרז. חשוב לוודא שעורך דין המתמחה בתחום מוודא שביצוע המכרז המוצע בהצעה עומד בכל הדרישות החוקיות הרלוונטיות.
על ידי הקפדה על הכללים של "מה לעשות ומה לא לעשות", עסקים יכולים לנווט בקלות יחסית את מורכבות הליך המכרז בישראל. הימנעות משגיאות וטעויות בעת הגשת המכרז היא צעד חשוב בדרך להשגת המטרה וצליחת הליך המכרז בהצלחה. כדי להבטיח עמידה מלאה בחוק המכרזים ובתקנות אחרות החלות עליכם, מומלץ להתייעץ עם עורך דין הבקיא בדיני המכרזים כדי להבטיח שהפעולות הנדרשות מבוצעות בזמן אמת, עוד טרם הגשת המכרז וללא כל שיהוי.