22. בסיום השלב הראשון של המכרז נבחרו 14 חברות שעמדו בתנאי הסף (חברות אלו יכונו להלן: חברות קבלני המדף). הן התבקשו להעמיד ערבויות על-פי תנאי המכרז. אציין כבר עתה כי אחת מחברות אלה הייתה מנרב, שאותה ניהל קולן. לעומת זאת, חברות אוולון ודיורין לא ניגשו למכרז מסיבות שונות אך היו "קבלני משנה", במובן זה שהגיעו להסכמה עם אחת מהחברות שנמנו עם חברות קבלני המדף לבצע עבורה את העבודות. אוולון התקשרה בהסכמה כאמור עם הנאשמת 15 בכתב האישום, חברת קיסר הנדסה ופיתוח בע"מ (להלן: קיסר) ומנהלה, ואילו דיורין הגיעה להסכמות דומות עם הנאשמת 35, חברת דלויה מרכז הבניה בע"מ (להלן: דלויה), שנמחקה בהמשך מכתב האישום לאחר שהאישום נגדה בוטל. יצוין כי נוימן והמדינה חלוקים באשר לאופיין המדויק של ההסכמות שהתגבשו לעניין זה בין דיורין לדלויה.
23. המועד האחרון להגשת הצעות בשלב השני של המכרז נקבע ליום 18.5.2008. לקראת מועד זה, נשלחו במחצית הראשונה של חודש מאי 2008 לכל אחת מ-14 חברות קבלני המדף שבע פניות ספציפיות להגיש הצעות לבניית ממ"דים בשבעה מתחמים בשדרות וביישובי עוטף עזה, וכן נערך ביום 12.5.2008 סיור קבלנים באותם מתחמים. במהלך הסיור העלו נציגי החברות הקבלניות שנכחו בו מספר תלונות בנוגע לחוסר ההתייחסות במכרז לעליית מחירי הברזל. הם אף ניסחו מסמך שהתייחס לנושא זה, שבו ביקשו מחברת עמיגור ניהול נכסים בע"מ, חברת בת של הסוכנות היהודית (להלן: עמיגור) שהייתה אחראית מטעם משרד השיכון על פרויקט מיגון עוטף עזה, להעניק לחברות הקבלניות פיצוי בגין כך (ת/276). לאחר הסיור נשלח למנכ"ל עמיגור מכתב מטעם ההתאחדות, שהתייחס אף הוא לסוגיה. למכתב צורף המסמך שעליו חתמו הקבלנים במהלך הסיור ובו התבקשה עמיגור להתחשב בעמדתם ולתת לכך ביטוי בתנאי המכרז (ת/475). בתשובה למכתב זה עמיגור ענתה כי הסוגיה הובאה לפתחו של משרד השיכון, והנחייתו הייתה שאין לחרוג מכללי המכרז (ת/275).
24. הפגישה הראשונה – ביום 15.5.2008 התקיימה פגישה במשרדי ההתאחדות, שבה נכחו נציגים של חלק מהחברות הקבלניות ובהן חברות קבלני המדף וקבלני המשנה. במהלך הפגישה נוסח מכתב נוסף בנושא למשרד השיכון שנשא את הכותרת "הרעה ושינויים בתנאי מכרז חדרי מיגון עוטף עזה". המכתב, שנכתב בכתב יד, כלל התייחסות לקשיים שהתעוררו במהלך המכרז, ובכלל זה במהלך סיור הקבלנים. בין השאר, הוא נדרש לכך שהתושבים יפנו לבנייה עצמית של המרחבים המוגנים, לכך שיתכן שהתמורה לחברה הקבלנית המבצעת תותנה בשביעות רצונם של התושבים, וכן לעליית מחירי הברזל ולהפסדים שהיא עלולה לגרום לחברות הקבלניות, בגינם התבקש פיצוי. המכתב נחתם במילים "עקב כך החלטנו לא להגיש ביום א' 18.5.2008 המכרז" [כך במקור – ד' ב' א'] (ראו ת/451, להלן: מסמך כתב היד). בעמוד השני של המכתב, שנכתב בכתב-יד שונה, נכתבו שמותיהם של 14 חברות קבלני המדף (לרבות אלה שלא נכחו בפגישה), כשלצד חלק מהשמות הופיעו גם חתימותיהם של נציגים מטעמם. בעמוד השלישי של המכתב הופיעה טבלה הכוללת שתי עמודות ובראשה הכותרת "אחריות". בראש עמודה אחת נכתב "חברה שלא הייתה" ובראש רעותה "אחראי לשיתוף" (ת/451א). כפי שעלה מהראיות שהוצגו בבית המשפט המחוזי, מסמך זה נועד להבטיח שחברות קבלני המדף שלא נכחו בפגישה יעודכנו לגבי ההסכמות שהתגבשו במהלכה. האחריות לעדכונם ולצירוף חתימותיהם הוטלה על מי שנכחו בפגישה בהתאם לסדר שנקבע בטבלה.