הצורך בהקצאת מרחב וירטואלי לעובד לצרכיו הפרטיים, כחלק מצרכי העבודה מוצא ביטויו בהסכם הקיבוצי הקובע, כי במסגרת השימוש במחשב לצרכי עבודתו, רשאי העובד להשתמש במחשב "בהתאם להסכם זה, בהיקף מידתי ובזמן סביר... גם לצורך פעולות אישיות שלו, שחל עליהן עקרון צנעת הפרט, ושאינן קשורות לעבודתו, ואינן מנוגדות להוראות הדין ולאמור בהסכם זה". כאשר "השימוש במחשב" מוגדר, בין היתר, כ"יישומי מחשב שונים, ובכלל זה אינטרנט, תיבת דואר..."[157].
על רקע האמור לעיל, נתווה להלן קווי פעולה מנחים בהקצאת מרחב וירטואלי לעובד והעקרונות שביסודם, הגם שלא מן הנמנע כי קיימות טכנולוגיות נוספות על אלה המנויות מטה.
תיבה מקצועית המיועדת למטרות עבודה בלבד (professional purposes)
37. כפי המבואר לעיל, הנחת מוצא ראשונית היא, כי הפררוגטיבה הניהולית של המעסיק וזכותו הקניינית במחשב וביישומיו, כוללות את זכותו להגדיר את השימוש שיעשה העובד במחשב וביישומי הטכנולוגיות שבו - ככלי עבודה[158], ולקבוע את תנאי השימוש, דרישות השימוש וצרכיו, יעוד השימוש והיקפו וכיוצ"ב. במסגרת זו, רשאי המעסיק להקצות לעובד תיבת דואר וירטואלית לצרכיה הרשמיים-מקצועיים של העבודה בלבד (professional purposes). תיבה זו מיועדת כל כולה לפעילות ולתכתובת
--- סוף עמוד 49 ---
מקצועית בלבד של מקום העבודה, ועל העובדים נאסר לעשות בה שימוש לצרכיהם הפרטיים, לרבות תכתובת אי-מייל אישית (להלן: התיבה המקצועית). ככל שהמעסיק מעמיד לרשות העובדים תיבה מקצועית, כאמור, ובכפוף לחובות תום הלב וההגינות, השקיפות והגילוי, עליו להודיע לכל אחד ואחד מעובדיו, עובר להתקשרות החוזית וטרם תחילת העבודה, את פרטי המדיניות המונהגת במקום העבודה, בכל הנוגע להתנהלות הנדרשת מן העובדים בתיבה המקצועית. במסגרת זו, על המעסיק להביא לידיעת העובדים, באופן מוסמך, בפירוט, ובבירור גבולות האסור והמותר בשימוש בתיבה המקצועית ובתכתובת האי-מייל שהם מקיימים בה. על המעסיק להודיע לעובדים כי השימוש הווירטואלי והתכתובת בתיבה המקצועית, מתנהלים על שָרָת מחשב מרכזי במקום העבודה, וכי ברשותו אמצעים טכנולוגיים לביצוע פעולות ניטור, גיבוי, ומעקב, בנתוני תקשורת ובנתוני תוכן, לרבות חדירה לתוכן תכתובות אי-מייל בתיבה המקצועית שהועמדה לשימושם[159]. בנוסף, על המעסיק להזהיר את העובדים מפני עשיית שימוש בלתי ראוי בטכנולוגיות מידע במקום העבודה, לרבות הימנעות מהיחשפות לאתרים "פוגעניים"[160] ועל התוצאות העלולות לנבוע מכך.
המעסיק רשאי לקיים מעקב וניטור בנתוני תקשורת בתיבה המקצועית
38. מתוך שפעילות העובד בתיבה המקצועית והתכתובת שהוא מקיים בה נועדו מראש והוגבלו לצרכי עבודה בלבד, רשאי המעסיק לקיים בתיבה המקצועית פעולות ניטור, מעקב וגיבוי של נתוני תקשורת בכלל ונתוני תוכן לרבות של תכתובות אי-מייל במסגרתה[161]. פעולות אלה מותרות למעסיק אך ורק ובכפוף לכך לעקרונות הלגיטימיות, המידתיות והדין. ובתנאי שימסור לעובדים מראש וכנדרש הודעה מפורטת על המדיניות הנוהגת במקום העבודה בכל הנוגע להתנהלות בתיבת הדואר המקצועית שהועמדה לרשותם, ייעודה למטרות עבודה בלבד וההגבלות מפני עשיית שימוש בה למטרות אישיות או פרטיות של העובד, בהתאם לצרכי מקום
--- סוף עמוד 50 ---
העבודה ועל האפשרות או הצורך בקיום פעולות ניטור, מעקב וגיבוי של נתוני תקשורת לרבות נתוני תוכן של תכתובות אי-מייל בתיבה המקצועית.
נדרשת הסכמת העובד לחדירה לתכתובת האישית בתיבה המקצועית
39.פעולותיו הלגיטימיות של המעסיק במהלך ניטור ומעקב אחר נתוני תקשורת בתיבה המקצועית עשויות להעלות ממצאים של תכתובת אישית שמקיים העובד בתיבה המקצועית, שלא לצרכי עבודה. ממצאים אלה יכול ויתבררו מנתוני תקשורת הכוללים את זהות הנמענים, כותרת הנושא של התכתובת, סוג פורמט הקובץ המצורף לתכתובת, וכיוצ"ב. במקרה כזה, גם אם השימוש שעושה העובד בתיבה המקצועית חורג מן ההרשאה שקיבל, וגם אם התכתובת האישית נעשתה בניגוד לאיסור על קיומה בתיבה המקצועית, אין המעסיק רשאי להיכנס לנתוני התוכן של התכתובת האישית של העובד ולהפר בכך את פרטיותו.
ודוק. בעוד אשר המעסיק רשאי להיכנס לתוכן התכתובת המקצועית שמקיים העובד בתיבה המקצועית, מותנית כניסתו לתוכן התכתובת האישית של העובד, בקיומו של חשש רציני, או בביסוס סביר לפעילות פלילית או other wrongdoings מצד העובד[162]. זאת, לאחר שמוצו אמצעי מעקב חלופיים ופוגעניים פחות, מחדירתו לתוכן התכתובת האישית. ככל שדרישות אלה מתקיימות, רק אז רשאי המעסיק לבקש הסכמתו של העובד לחדירה לתוכן התכתובת האישית שקיים בתיבה המקצועית.
הסכמת העובד צריך שתינתן במפורש, מדעת ומרצון חופשי מראש למדיניות הכללית של מעקב על נתוני תקשורת ותוכן לרבות תכתובת אישית שאסור לקיימה בתיבה מקצועית; והסכמה ספציפית מפורשת מדעת ומרצון, לכל פעולה ופעולה של חדירה לתוכן התכתובת האמורה.
בנדון זה, יפה לענייננו פסיקתו של בית המשפט העליון בצרפת בפרשתNikon משנת 2001. בפרשה זו נאסר על העובד שימוש באי-מייל שלא לצרכי עבודה. חיפוש שקיים המעסיק בכונן הקשיח שבמחשב העלה שתי תכתובות אי-מייל של העובד מסומנות "אישי" ובשל כך, פוטר העובד מעבודתו. נפסק, כי לעובד זכות לפרטיות ולסודיות התכתובת לרבות במקום העבודה, וכי למרות שנאסר עליו לעשות שימוש במחשב של
--- סוף עמוד 51 ---
העבודה לצרכיו הפרטיים, כניסת המעסיק לתוכן תכתובת האי-מייל בתיבה המקצועית שהוקצתה לו, מהווה הפרת זכויותיו של העובד ואינה אפשרית. כפי שפירט המלומד Blanpain [163]:
“One may argue that such private facilities on the employer’s equipment cannot be enforced by the employee, so that no privacy rights can be claimed in case of monitoring of the work tools. Well known, in this respect, is the Nikon case of the French Supreme Court Cour de Cassation of 2 October 2001. In this case, an employee was dismissed for using data-processing tools for personal use, although they were at his disposal for business purposes only. When the employer searched the hard disk of the computer of the employee, evidence raised against the employee consisted of two e-mails marked ‘personal’. The Supreme Court stated the principle that an employer has to respect his employee’s right to his/ her private life, even during working hours. This implies secrecy of correspondence. Employers cannot, according to this Court, without violating this fundamental freedom, access and read personal e-mail transmitted or received at work, even when the employer prohibited the use of the computer for private purposes”.
הקצאת תיבה "מעורבת" או "אישית" לשימושו האישי של העובד
40. במסגרת הפררוגטיבה הניהולית של המעסיק, בשים לב למהות מקום העבודה, ולתפקיד שמבצע העובד במהלך ביצוע העבודה ולצרכיה, רשאי המעסיק להקצות לעובד מרחב וירטואלי אישי בו יקיים תכתובת אישית, בנוסף לתיבה המקצועית שהועמדה לרשותו. במסגרת זו, רשאי המעסיק להתיר לעובד לקיים תכתובת אישית באותה שהוקצתה לו למטרות עבודה (להלן: התיבה המעורבת), או בתיבה אישית נפרדת המיועדת לצרכיו האישיים בלבד (להלן: התיבה האישית), או בשתיהן, או אחרת.
התיבה המעורבת והתיבה האישית הן בבעלותו של המעסיק ולהן אופי "מעורב" במובן זה שהשימוש בהן כפוף לצרכי העבודה ולאינטרסים הלגיטימיים של המעסיק. בהתאם, יכול ויהיו ברשות המעסיק אמצעי
--- סוף עמוד 52 ---
גישה טכנולוגיים, לתיבות אלה ולשימושים שעושה העובד במסגרתן, לרבות תוכן התכתובת שבהן, באמצעות המחשב והשָרָת שבבעלות המעסיק.
המעסיק אינו רשאי לעשות שימוש כרצונו באמצעים הטכנולוגיים שברשותו לשם מעקב וחדירה לתכתובת אי-מייל אישית של העובד בתיבות שהוקצו לשימושו האישי של העובד, ולהפר בכך זכותו לפרטיות. זאת, נוכח האיזון הראוי הנדרש, בין זכות העובד לפרטיות התכתובת האישית שלו בתיבה האישית או המעורבת, לבין זכותו של המעסיק להגן על מפעלו. חדירת המעסיק לתכתובת האישית של העובד ולתוכנה בתיבה האישית, או המעורבת, אינה מותרת[164] אלא בהתקיים נסיבות חריגות ויוצאות דופן ביותר המצדיקות זאת כגון חשש רציני, או ביסוס סביר לפעילות פלילית או other wrongdoings של העובד[165], ובכפוף לתנאים המצטברים הנדרשים לעניין לרבות עקרונות לגיטימיות, מידתיות, צמידות למטרה, שקיפות והסכמה מדעת ומרצון חופשי.
עם זאת, זכותו של העובד לפרטיות אינה עומדת לו באופן מוחלט. ומושפעת אף היא, מטיבו של מקום העבודה, המדיניות במקום העבודה, סביבת העבודה, דרישות התפקיד, הדרישות לאי הפרת החוק בהתנהלותו של העובד, החובות המוגברות החלות על צדדים ליחסי עבודה וכל כיוצ"ב. לפיכך, ובשים לב לאופיו ה"מעורב" של השימוש במרחב הווירטואלי, שהוא כאמור, לצרכי עבודה ולצרכיו האישיים של העובד גם יחד, יש לאזן בין התנהלותו של העובד בתיבה האישית או המעורבת וההגנה הנדרשת על פרטיותו בתכתובת אישית, לבין האינטרסים הלגיטימיים של המעסיק בהגנה על מקום העבודה.
נדרשת הסכמת העובד למדיניות הכללית והסכמה ספציפית למעקב וחדירה
41. נוכח הפגיעה החמורה בפרטיותו של העובד, ולאור הפרשנות המצומצמת והדווקנית של טענת הגנה העומדת למעסיק בדבר הסכמת העובד לפגיעה בזכויותיו, נדרשת הסכמה מפורשת מדעת ומרצון של העובד[166] לפעולות
--- סוף עמוד 53 ---
ניטור, מעקב וחדירה לתיבה האישית או המעורבת ולתכתובת האי-מייל האישית שלו, במסגרתן. להסכמה הנדרשת מן העובד שני פנים: פן כללי ופן ספציפי. בפן הכללי, נדרשת הסכמת העובד למדיניות הכללית במקום העבודה, בכל הנוגע לשימוש בטכנולוגיות תקשורת מידע, ולמעקב כללי על העובד באמצעות טכנולוגיות מידע, לרבות פעולות ניטור כללי במחשב, ומעקב על נתוני תקשורת ותוכן. הסכמת העובד צריך שתינתן מראש, במפורש, מרצון, מדעת ובכתב, בכפוף לעקרונות השקיפות, צמידות המטרה, הלגיטימיות, המידתיות ותום הלב.
בפן הספציפי נדרשת הבחנה בין התיבה המעורבת המיועדת לשימושו המקצועי של העובד, ובמסגרתה הותרה לו עשיית שימוש לצרכיו האישיים, לבין התיבה האישית, שמלכתחילה הועמדה כל כולה לשימושו של העובד לצרכיו האישיים בלבד.
ככל שמדובר בחדירה לתיבה המעורבת נדרשת הסכמתו הספציפית של העובד לכל פעולת חדירה של המעסיק לתוכן התכתובת האישית שלו, להבדיל מתכתובתו המקצועית באותה תיבה.
ככל שמדובר בתיבה האישית, נדרשת הסכמתו הספציפית והמפורשת של העובד, מרצון ומדעת, לכל פעולה ופעולה שבכוונת המעסיק לנקוט, לרבות ניטור ספציפי ומעקב הכולל חדירה לתיבה האישית, לשם קבלת נתוני תקשורת ותוכן, וחדירה לתוכן תכתובת האי מייל האישית של העובד ועיון בה, וכל כיוצ"ב.
ודוק. מכוח עקרון צמידות המטרה, אין לראות בהסכמת העובד לניטור אוטומטי מחשש לוירוסים, בתיבה האישית או המעורבת, הסכמה למעקב ספציפי תוך איסוף נתוני תקשורת ותוכן והסכמה לקריאת תוכן תכתובת האי-מייל האישית שלו באותן תיבות.
זאת ועוד. לאור עקרון צמידות המטרה החל על השקיפות המחייבת את המעסיק, עליו להודיע לעובד ולפרט לפניו מראש, אילו שימושים ייעשו במידע האישי שנצבר מהחדירה לתכתובת המייל האישית שלו והעיון בה, ולמי יועבר המידע ככל שיועבר. וכל זאת לפני שיבקש מן העובד ויקבל ממנו הסכמה כדין כללית וספציפית, לחדירה לתכתובתו האישית בתיבה האישית או המעורבת.
הסעד במקרה שלא ניתנה הסכמת העובד כנדרש
--- סוף עמוד 54 ---
42 . היה ולא ניתנה הסכמת העובד, באופן כללי או באופן ספציפי לפעולת מעקב בתיבה האישית או המעורבת, למרות שהתקיימו התנאים המצדיקים זאת, רשאים הצדדים לפעול במסגרת מנגנון חילוקי הדעות שבהסכם הקיבוצי, אם בכלל ועד כמה שהוא חל עליהם, בנסיבות המקרה הספציפי. באופן מעשי בידי הצדדים לבקש סעד מבית הדין האזורי לעבודה.
ככל שעומדים למעסיק "הגנה או פטור" לפי חוק הגנת הפרטיות, או "מטעמים שיירשמו"[167], רשאי המעסיק לבקש מבית הדין האזורי להורות על סעדים זמניים לגילוי תכתובת האי-מייל האישית של העובד והקבצים במסגרתה, או עיון בהם. זאת, באופן שיינתן אישור בית הדין לפגיעה בפרטיות העובד, גם ללא הסכמתו מרצון חופשי ומדעת. המעסיק אף רשאי לבקש סעד מבית הדין להתיר לו "להשתמש בחומר" שהושג תוך פגיעה בפרטיות העובד גם ללא הסכמה.
העובד מצידו רשאי לעתור לבית הדין האזורי בבקשה למתן צו מניעה האוסר על גילוי תכתובת האי-מייל והקבצים הנלווים לה ועל העיון בהם.
כללם של דברים
43. המעסיק רשאי להעלות בפני העובד דרישה לגיטימית לקבלת הסכמה כללית למדיניות מעקב והסכמה ספציפית למעקב וחדירה לתכתובתו האישית בתיבה האישית או המעורבת שהוקצתה לו במקום העבודה. אולם, נוכח פערי הכוחות ביחסי העבודה, ולשם הגנה על העובד מפני ניצול חולשתו המובנית במערכת יחסים זו, נדרש רף גבוה במיוחד לקבלת הסכמתו מדעת ומרצון. אי לכך תיעשה פניית המעסיק לעובד לקבלת הסכמתו לפעולות מעקב וחדירה לתכתובתו האישית בכפוף לשני תנאים מוקדמים ומצטברים אלה: מתקיימות נסיבות חריגות ויוצאות דופן המקנות לגיטימציה לחדירת המעסיק לתכתובתו האישית של העובד; והמעסיק ממלא אחר תנאי הסף המצטברים של עקרונות לגיטימיות, מידתיות, שקיפות, סבירות, צמידות המטרה ותום לב.
ודוק. תנאי הסף המצטברים הללו נדרשים להתקיים בכל מקרה ומקרה בו בכוונת המעסיק לקיים פעולות מעקב וחדירה לתיבה האישית בכלל,
--- סוף עמוד 55 ---
לרבות חדירה לנתוני תוכן או בחדירה לתוכן התכתובת האישית בתיבה המקצועית. שאם לא כן, חזקה היא כי הסכמת העובד אינה מדעת ומרצון, ועל כן אינה תקפה.
ד
פרק ששי:
שימוש העובד בתיבה חיצונית-פרטית (private e-mail או webmail)
מהותה של תיבה חיצונית-פרטית והגישה אליה על המחשב במקום העבודה
44. בנוסף להקצאת תיבה אישית או מעורבת לצרכיו האישיים של העובד, רשאי המעסיק להתיר לעובד לעשות שימוש בתיבה חיצונית-פרטית (private e-mail או webmail) ולאפשר לו גישה לאותה תיבה באמצעות המחשב והטכנולוגיות במקום העבודה. תיבה זו ושימושיה, היא בבעלותו הבלעדית של העובד. כתוצאה מכך אסור למעסיק לקיים מעקב אחר השימוש שעושה בה העובד ועל אחת כמה וכמה חל איסור על חדירתו לתיבה זו, אלא בהינתן צו בית משפט. זאת, בשונה מהמותר והאסור בשימוש שעושה העובד בתיבה האישית או בתיבה המעורבת שהן בבעלות המעסיק. ונבאר.
תיבה חיצונית-פרטית בבעלותו של העובד
45. במקום העבודה יכול ויהיה לעובד רכוש פרטי, שאינו מכלֵי העבודה ואינו מיועד להגשמת מטרות העבודה, כגון, ילקוט, או מזוודה שהביא העובד מביתו והניחם במשרדו, לאחר קבלת רשות המעסיק לכך. הזיקה הלוגיסטית של רכוש ממין זה למקום העבודה, מתבטאת במיקומו הפיזי, כמקום איחסון בלבד. עצם הימצאות הרכוש הפרטי במקום העבודה, אינו גורע מבעלותו של העובד ברכושו. לעובד בלבד השליטה על רכושו ותכניו, ולאיש בלתו – לרבות המעסיק או עובדים אחרים, אין זכות לחדור לאותו רכוש או לעשות בו כבשלו.